دو مولفه اصلی وجود دارد که به مدیر پروژه و تیم کمک می‌کند تا یک پروژه را به صورت موفقیت آمیز تکمیل کنند: تعریف پروژه و کنترل پروژه. هنگامی که توجه دقیق در جزییات به این دو بخش داده شود، می‌توانید امیدوار باشید تا پروژه‌ای با برنامه ریزی صحیح و پیشرفت خوب خواهید داشت که با موفقیت به پایان خواهد رسید. در این مقاله نکاتی را که در تعریف و کنترل پروژه باید در نظر بگیرید مطرح می‌کنیم.
هدف
چه انتظاری از انجام پروژه دارید؟ انتظار چه چیز را دارد؟ چرا پروژه انجام می‌شود و چه نتایج یا خروجی باید تولید شود؟ مواردی که پیش از شروع پروژه باید تایید شود شامل آیتم‌های زیر است: آیا تمام ذی‌نفعان پروژه بر سر هدف و خروجی آن توافق دارند٬ آیا نیروی انسانی مناسب برای انجام پروژه در دسترس است؟ آیا اختیارات لازم برای خرج هزینه‌های مربوط به انجام پروژه وجود دارد؟ مباحث بیشتر در مورد بودجه در بخش‌هایدیگر مقاله مطرح خواهد شد.
فعالیت‌ها در کنترل پروژه
چگونه می‌توان یک پروژه بزرگ را به مراحل و قدم‌های کوچک‌تر تقسیم کرد؟ به یاد داشته باشید٬ ممکن است یک پروژه بزرگ ترسناک باشد اما گزینه‌های ساده‌تر و استفاده از روش‌های ساده تر می‌تواند باعث شود تا پروژه مطابق برنامه پیش رود. همیشه سعی کنید هر فعالیت حداکثر دوهفته زمان برای انجام نیاز داشته باشد. قعالیت‌هایی که بیشتر از دوهفته زمان نیاز دارند ثابلیت شکستن به فعالیت‌های کوچک‌تر را دارند.
برنامه‌ریزی
تاریخ پایان پروژه چه زمانی است؟ در این مدت زمانی چه تعداد از فعالیت‌ها قابلیت برنامه‌ریزی و انجام شدن را دارند؟ رمزانجام فعالیت‌ها و پروژه‌های بزرگ بدون تاخیر و در زمان مناسب٬ برنامه‌ریزی هفتگی فعالیت‌های پروژه می‌باشد. اطمینان حاصل کنید تا نرم‌افزار مدیریت پروژه مناسب پروژه و تیمتان را انتخاب کنید. همه افراد تمایل و یا دسترسی برای استفاده از مایکروسافت پراجکت را ندارند. اگر برنامه‌ریزی پروژه برایتان مهم است در بودجه پروژه می‌توانید استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه با قیمت مناسب مانند تیم‌کمپ استفاده کنید.
بودجه
هزینه پروژه باید چقدر باشد؟ آیا لازم است تا شرکت هزینه‌ای برای انجام تحقیقات٬ خرید تجهیزات و یا تحقیق در بازار در نظر بگیرد؟ برای چه هزینه‌هایی باید برنامه‌ریزی شود و چه مقدار بودجه برای انجام کامل پروژه مورد نیاز است؟ این موارد اصلی است که باید برای آن‌ها برنامه‌ریزی کرد. بیشتر این موارد توسط مدیر پروژه و یا واحد فروش و کسی که قرارداد و مذاکرات را با مشتری نهایی کرده است انجام می‌شود. این برنامه‌ریزی توسط هرشخصی انجام شود بسیار اهمیت دارد تا مدیر پروژه و تیم از این اطلاعات مخصوصا در برنامه‌ریزی‌های اول پروژه آگاه باشند. ابتدای پروژه بهترین زمان برای تغییر موارد ضروری است که ممکن است در زمان قرارداد در نظر گرفته نشده است.
ما به ۴ عاملی که در زمان تعریف پروژه اهمیت دارند اشاره کردیم. در ادامه مقاله ۵ عامل مهم که در زمان کنترل پروژه باید در نظر گرفته شود بیان می‌شود.
تیم
به عنوان مدیر پروزه٬ باید تیم مناسب را در کنار هم بیاورید – یا ممکن است برخی سازمان‌‌ها براساس مهارت‌ها و عناوین شغلی اعلام شده از سمت شما این تیم را جمع کنند. حتی ممکن است اعضای تیمتان را از واحدهای دیگر سازمان قرض بگیرید و یا از افراد فعلی خودتان برای انجام پروژه استفاده کنید. اما تا زمانی که شما از هدف٬ زمان بندی و بودجه پروژه آگاه نباشید این کار امکان پذیر نیست.
هماهنگی در کنترل پروژه
ماهیت پروژه در مدیریت پیوسته است. گروه‌های کاملا دموکراتیک معمولا خروجی حوبی ندارند پس به عنوان مدیرپروژه شما مسوول هماهنگی اعضای تیم هستید و باید تیم راطوری هدایت کنید که حداکثر بهره‌وری را داشته باشند. مدیرپروژه باید هدایت٬ واگذارکردن و تقسیم وظایف٬ کنترل و مانیتور کردن پروژه را برای رسیدن به موفقیت انجام دهد.
رصد کردن
برنامه و بودجه شما تنها در صورتی موفق خواهد بود که شما بتوانید مشکلات را به موقع شناسایی و حل کنید٬ به یاد داشته باشید تخصیص وظایف و کنترل کردن آن‌ها تنها کافی نخواهد بود. همچنین به یاد داشته باشید حتی اگر مطابق برنامه و بودجه پیش می‌روید باید موانع و مشکلات تیم راشناسایی و حل کنید تا در بلند مدت پروژه دچار مشکل نشود. برنامه و بودجه پروژه اگر ۵٪ دچار اختلاف باشند بسیار راحت‌تر حل می‌شوند تا زمانی که اختلاف ۴۰٪ داشته باشند. تنها زمانی می‌توانید این انحراف‌های برنامه‌ریزی را کم نگه دارید که مرتب تیم و مشتری را به روز نگه دارید.
عمل کردن
اگر متوجه بروز مشکل در حین انجام پروژه شدید٬ باید اقدامات لازم برای رفع آن‌ها را انجام دهید. اگر تیم شما از برنامه زمان‌بندی عقب‌تر است باید سرعت انجام کارها را افزایش دهید. اگر هزینه‌هایتان مطابق بودجه نیست٬ باید هزینه‌‌ها را کنترل کنید تا مقدار این انحراف کاهش پیدا کند. این امر تنها در صورتی میسر است که شما مشکلات را قبل از آنکه از کنترل خارج شوند شناسایی و رفع کنید. مدیر پروژه باید نقش رهبر داشته باشد و در زمان لازم اقدامات لازم برای رفع مشکلات را انجام دهد.
پایان پروژه
حتی اگر پروژه به بهترین شکل ممکن مدیریت شود و ۹۹٪ مطابق برنامه باشد٬ اگر آخرین قدم آن درست برداشته نشود٬ شما به تاریخ سررسید پروژه نرسیده‌اید. حتی بهترین پروژه‌ها هم ممکن است در فرآیند بستن دچار مشکل شوند. گزارش آخر پروژه٬ نتیجه گیری و جمع بندی نهایی٬ و تعهد به قرارداد معمولا سخت‌ترین بخش کل پروژه می‌باشد. دریافت امضا نهایی و تاییدیه مشتری تمام چیزی است که شما از یک پروژه لازم دارید. یادتان باشد که شما یک راهکار موفق را تحویل مشتری می‌دهید و اطمینان می‌یابید تا تمام موارد تحویلی مطابق قرارداد است٬ تا بتوانید امضای نهایی پروژه را بگیرید.
