اگر مدیر پروژه هستید و نمی‌دانید خزش محدوده چیست یا به شدت خوش‌شانسید یا تازه وارد این کار شده‌اید، اما نگران نباشید! در این مقاله به طور کامل با آن آشنا خواهید شد.
از لحاظ تئوری، خزش محدوده گسترش غیرقابل‌کنترل اهداف پروژه است که قبلاً برای آن توافقی نکرده‌اید. این محدوده معمولاً در ابتدا کوچک است اما رفته رفته آنقدر وسیع می‌شود که از کنترل شما و تیمتان خارج می‌شود؛ تا جایی که زمان و بودجه لازم برای تکمیل آن را ندارید.
در عمل، خزش محدوده چیزی شبیه این خواهد بود: پروژه دارد به آرامی اجرا می‌شود، مهلت‌های زمانی در حال اجرا هستند، بودجه در حال بررسی است و تیم هم دارد خوب پیش می‌رود. ناگهان، یکی از ذی‌نفعان اصرار دارد که محدوده پروژه اصلی باید تغییر کرده و گسترش یابد. این درخواست‌ها ممکن است با هم متفاوت باشند؛ بعضی از ذی‌نفعان درخواست «توسعه یک یا دو ویژگی اضافی» یا «تغییر ویژگی‌های برنامه» را دارند و برخی می‌گویند «آنچه که قبلاً ایجاد و اصلاح کرده‌اید را در نظر بگیرید و از آن‌ها برای اهداف دیگری استفاده کنید».
از لحاظ تئوری، خزش محدوده گسترش غیرقابل‌کنترل اهداف پروژه است که قبلاً برای آن توافقی نکرده‌اید. این محدوده معمولاً در ابتدا کوچک است اما رفته رفته آنقدر وسیع می‌شود که از کنترل شما و تیمتان خارج می‌شود؛ تا جایی که زمان و بودجه لازم برای تکمیل آن را ندارید.
این درخواست‌های پیش‌بینی‌نشده بر تحقق تمام این موارد تأثیر خواهند گذاشت. تیم، مهلت‌های زمانی و بودجه همگی براساس حوزه پروژه تعیین می‌شوند. همه تغییرات (بزرگ و کوچک) در نهایت منجر به محصول نهایی مشابهی خواهند شد اما به هیچ وجه مشابه با توافقات انجام گرفته نخواهند بود. همچنین، نارضایتی اعضای تیم، تاخیرها و کمبود بودجه، همه پیامدهای عملی خزش محدوده هستند.
با این حال، به خاطر داشته باشید که دو نوع تغییر محدوده وجود دارد: تغییر محدوده کنترل شده (که منجر به تغییرات مستندسازی در مشخصات پروژه می‌شوند) و تغییر محدوده کنترل‌نشده (که همه آن را با نام خزش محدوده می‌شناسیم).
چرا خزش محدوده اتفاق می‌افتد؟
اغلب اوقات، خزش محدوده به دلیل عدم قطعیت اتفاق می‌افتد، مواردی مانند فقدان جزییات، رهبری ضعیف، وجود ذی‌نفعان مختلف و درنتیجه نظرات متفاوت آن‌ها و حتی بازخورد‌های دیرهنگام.
محدوده مبهم پروژه:
آیا چیزی را براساس شانس رها کرده‌اید؟ یا رسیدگی به جزئیات را به آینده محول کرده‌اید؟ نباید این کار را بکنید. محدوده مبهم پروژه، شایع‌ترین دلیل «ظهور» خزش محدوده است؛ چیزی که جزئیات شروع یک قرارداد را چندبرابر می‌کند. قبل از شروع محدوده پروژه را بار‌ها و بار‌ها طی کنید و گسترش دهید. زمانی که به نقطه‌ای رسیدید که به تمام سؤالات پاسخ داده می‌شوند، یعنی آماده حرکت هستید.
رهبری ضعیف:
اگر مدیر پروژه به راحتی تحت تأثیر قرار بگیرد، درخواست‌های مشتری مدام بیشتر خواهد شد. اگر مدیر پروژه نتواند جلوی درخواست‌های بی‌رویه مشتری را بگیرد، درخواست‌های مشتری آنقدر زیاد می‌شود و خزش محدوده آنقدر گسترده می‌شود که دیگر باید به آن عادت کنید!
تعهد خارج از توان، مشکل ساز خواهد بود. اگر مدیرپروژه پیچیدگی‌های پروژه را به سبب بی‌تجربگی یا عدم شناخت دست‌کم گرفته باشد یا نسبت به توانایی‌های تیم اعتماد بیش از حد داشته باشد، مهلت‌های زمانی غیرواقعی را تنظیم خواهد کرد که به راحتی قابل دستیابی نیستند. در هر صورت، با تعهد خارج از توان به مشکل خواهید خورد. به‌علاوه، تعهد خارج از توان باعث هدر دادن پول، زمان و اعتبار می‌شود.
تعهد خارج از توان، مشکل ساز خواهد بود. اگر مدیرپروژه پیچیدگی‌های پروژه را به سبب بی‌تجربگی یا عدم شناخت دست‌کم گرفته باشد یا نسبت به توانایی‌های تیم اعتماد بیش از حد داشته باشد، مهلت‌های زمانی غیرواقعی را تنظیم خواهد کرد که به راحتی قابل دستیابی نیستند.
دور زدن ارتباط:
به شرایطی می‌گویند که مراجعه‌کننده به مدیر پروژه علاقه‌ای نداشته‌باشد ولی به هر دلیلی به یکی از اعضای تیم اعتماد بیشتری داشته باشد. پس تصمیم‌می‌گیرد که با یکی از اعضای تیم صحبت کند و شما را بدون اطلاع از فرآیند قراردهد. ارتباط کنترل‌نشده، زمینه پرورش پیشنهادهای شرم‌آور، توافق‌های مرموز و درخواست‌های همیشه درحال گسترش مراجعان را فراهم خواهد کرد.
مواجهه با نظرات:
نظرات متفاوت ذی‌نفعان با نفوذ متفاوت، معمولاً منجر به یکی از این دو سناریو می‌شوند:
- «حد وسط را پیدا کنید»؛ باور کنید یا خیر، این گزینه بهتری است. این روش به سازش تکیه دارد و هیچ یک از طرفین درگیری واقعاً از آن راضی نیستند. با این حال، مساله زمانی روی می‌دهد که شما و تیمتان باید پروژه را ارزیابی کرده و بفهمید که «حد وسط» چیست.
- «همه را شاد کنید»؛ در اصل شما باید در این روش محصول را اول با همه ویژگی‌ها و سپس با برخی از آن‌ها ایجاد کنید. نه تنها این روش زمان و پول مورد نیاز را افزایش می‌دهد، بلکه منجر به یک محصول پیچیده می‌شود که فراتر از محدوده پروژه اولیه می‌رود.
بنابراین، بسیار ساده‌تر (و مقرون‌به‌صرفه تر) این است که بین ذی‌نفعان بحث کرده و به توافق جمعی برسید.
بازخورد دیرهنگام:
بی‌اطلاع نگه‌داشتن کارفرما، فکر خوبی نیست. برای اطمینان از دریافت بازخورد به‌موقع، بهتر است مشتری از روند پروژه مطلع باشد. با این حال، حتماً زمان‌هایی خواهد بود که بازخورد کارفرما بسیار دیر صورت گیرد و در این مواقع (و براساس قانون مورفی) می‌توانید مطمئن باشید که مشتری به‌دنبال تغییرات اساسی خواهد بود. این مساله منجر به خزش محدوده می‌شود.
آب طلا کاری:
به معنای افزایش آگاهانه ویژگی‌ها یا قابلیت‌های اضافه‌ای که در محدوده پروژه اولیه ذکر نشده بودند است. مدیران پروژه یا اعضای تیم به یکی از دلایل زیر این کار را انجام می دهند:
- مدیر پروژه می‌خواهد برای کسب رضایت مشتری یا مدیریت ارشد بیشتر از انتظار تلاش کند؛
- عضو تیم می‌خواهد توانایی‌اش را اثبات یا خودنمایی کند؛
- در نهایت، به‌عنوان تاکتیکی برای منحرف کردن توجهات از یک ویژگی معیوب محصول استفاده می‌شود.
اگرچه این‌کار با بهترین نیت و بدون هزینه اضافه برای مشتری انجام می‌شود، وقتی خزش محدوده مطرح باشد، آب طلا کاری می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد. این‌کار، هزینه و ریسک را افزایش می‌دهد و انتظارات مشتری را بالا می‌برد و ممکن است مشتری بعدی نیز بدون هزینه بیشتر توقع داشته باشد همین برخورد با او نیز بشود!
وقتی خزش محدوده مطرح باشد، آب طلا کاری می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد. این‌کار، هزینه و ریسک را افزایش می‌دهد و انتظارات مشتری را بالا می‌برد و ممکن است مشتری بعدی نیز بدون هزینه بیشتر توقع داشته باشد همین برخورد با او نیز بشود!
قبل از اینکه به راه‌حل برسیم
خزش محدوده مانند این است که به یک فریزبی که دارد به سمت شما می‌آید نگاه کنید و با خود فکر کنید چرا دارد مدام بزرگ و بزرگ‌تر می‌شود؛ تا اینکه ناگهان به شما برخورد کرده و صورت شما را زخمی کند! دردآور است، مگر نه؟ پس بهتر بود زود تر جلوی آنرا می گرفتید. ممکن است چند بار اولی که یک فریزبی به سمتتان می‌آید نتوانید آن را بگیرید اما بعد در آن مهارت پیدا می‌کنید. بعد از اینکه مهارت پیدا کردید و توانستید بر خزش محدوده غلبه کنید، دیگر فقط به چشم یک «مشکل بی‌ضرر» به آن نگاه می‌کنید!
