در قسمت اول این مقاله با بعضی از روش ها و تکنیک هایی که مدیران موفق برای بهبود بهره وری استفاده می کنند آشنا شدید. در ادامه روش های دیگر را معرفی می کنیم.
-
فکر یا عمل؟
آیا شما برای فکر کردن زمان نیاز دارید یا انجام کار؟ در مواقع زیادی مدیرانی را دیده‌ام که این دو فعالیت را ترکیب می‌کنند. من با جداسازی این دو فعالیت، بهره وری را به میزان زیادی افزایش داده‌ام.
ابتدا، زمانی را برای فکر درباره یک موضوع در نظر می‌گیرم و در عین حال، خودم را به یادداشت برداری ساده, نقشه ذهنی یا آوردن افکارم بر روی تخته وایت برد، محدود می‌کنم تا کاملاً بر نمای کلی مسئله یا موقعیت تمرکز داشته باشم.
سپس زمانی را به تهیه راه حلی جهت رسمی کردن هدف مد نظر اختصاص می‌دهم، خواه به سادگی یک ایمیل مهم یا پروپزوال باشد یا مانند جدول زمانی تولید یا طرح ریزی پروژه، چیز پیچیده‌تری باشد. به جای اینکه بگویید «از فردا طرح ریزی پروژه را شروع می‌کنم»، .امروز ساعتی را به یادداشت خلاصه کلی از طرحتان ارائه دهید. سپس، روز بعد، از این خلاصه کلی به عنوان نقطه شروع برای تمرکز بر اجرای طرحتان استفاده کنید.
با تمرین جداسازی این دو وظیفه مهم، یعنی تفکر و عمل، به خودم این اجازه را می‌دهم که برای کشف و طراحی راه حل‌های لازم برای حل مسئله مربوط، آمادگی کامل داشته باشم.
-
خود آینده‌تان را راضی کنید
از خود بپرسید: «اگر من، وقتی فردا به اداره می‌روم، فلان کار تمام شده باشد، خوشحال می‌شوم؟» در حالی که تهیه یک لیست کار، کمکی بزرگ در پیشبرد مدیران است، یک مدیر متعهد و موفق این لیست را از صافی هوش عاطفی عبور می‌دهد (نتیجه موفقیت کار انجام شده را می‌سنجد). بله، ممکن است شما همه شرایط خواسته شده را انجام داده باشید اما آیا انجام این کار به شما و تیمتان احساس خوبی داده است؟ آیا شما واقعاً تاثیرگذار بوده‌اید؟
آیا تقویم شما شبیه بازی Tetris در حال انفجار است؟ یک لحظه وقت بگذارید و از قبل، یک ماه را بررسی کنید. آن قدر هم برای آینده بد نیست نه؟ این زمان برنامه ریزی برای خود آینده‌تان است. باید دیدی از روند کاری تیم و پروژه‌هایتان داشته باشید، مگر اینکه در یک موقعیت جدید قرار گرفته باشید. اگر چند هفته زودتر، جهت برنامه ریزی برای کاری که هنوز ندیده‌اید اما می‌دانید پیش روی شماست، زمانی را به آن کار اختصاص دهید، باعث می‌شود که شما برنامه کاری خود را داشته باشید نه اینکه این برنامه به شما تحمیل شود.
-
زمان‌هایی که کار نمی‌کنید را مدیریت کنید
همه انسان‌ها چندوقت یک بار به استراحت نیاز دارند. چرا ما برای تعطیلات برنامه ریزی می‌کنیم ولی برای استراحت نه؟ از قبل برنامه ریزی کردن برای استراحت در طول روز یا هفته، کمک می‌کند تا مسئول آسایش آینده خود باشید. وقتی برنامه ریزی مشخصی برای آینده داشته باشید، باعث می‌شود تا بر روی وظایف خود تمرکز کنید.
اما استراحت در محیط کاری به چه معناست؟ آیا واقعاً می‌توانید از همه چیز دور شوید؟ اگر دفتر شما برای آماده کردن محیطی آرام و خصوصی مساعد نیست، زمانی را برای استراحت در اتاق کنفرانس اختصاص دهید و تلفن همراهتان را روی میزتان بگذارید.
برای استراحت می‌توانید کتابی را هم با خودتان ببرید. گوش دادن به موسیقی یا پادکست می‌تواند شما را برای مدتی کوتاه از فضای کاری دور کند. این لحظه‌های کوتاه تجدید قوا، برای بهبود بهره وری شما در هر روز، بسیار موثر‌اند.
-
درباره بهره وری استرس نداشته باشید
حتی زمانی که بهترین هستیم، گاهی اوقات به همان اندازه‌ای که دوست داریم تاثیرگذار نیستیم. اجازه ندهید این مسئله شما را ناامید کند. همه ما سعی می‌کنیم تا حد ممکن بهره‌ور باشیم.
کتاب خواندن، پذیرش چارچوب‌ها و حتی خواندن این مقاله، می‌تواند زنگ تفریحی خوشایند باشد؛ به یاد داشته باشید که زمان‌هایی برنامه ریزی شده و بدون بهره وری برای خودتان درنظر بگیرید. دفترچه برنامه ریزی خود را کنار بگذارید و زمانی را برای شناخت خودتان صرف کنید. وقتی این کار را انجام می‌دهید، متوجه خواهید شد که چرا دیوانه‌وار تلاش می‌کنید منظم و بهره‌ور باقی بمانید.
یکی دیگر از راه‌های عالی برای بهره‌ور بودن مدیران، استفاده از ابزار مناسب است. تیم کمپ یک نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین است که داده‌های زمان واقعی را به داشبورد شما تحویل می‌دهد، بنابراین تا اتمام پروژه در جریان پیشرفت آن قرار خواهید گرفت. تیم کمپ با ویژگی‌هایی که به مدیریت هر مرحله از پروژه کمک می‌کنند، توجه مدیران و تیم‌های آن‌ها به خود جلب کرده است. به همین دلیل استفاده از این نرم افزار به مدت ۱۴ روز رایگان است.
