شاید بدیهی باشد که برنامه ریزی پروژه مهم است اما که در یک پروژه با یک مشتری و یا حتی یک مالک محصول کار می‌کنید، مهم است که ۱۰۰ درصد مطمئن شوید که مشتریان و تیم، تمام جزییات برنامه ریزی پروژه را درک می‌کنند. به یاد داشته باشید، مشتریان شما ممکن است با فرآیند یا خروجی‌های شما آشنا نباشند، بنابراین این وظیفه شماست که آن‌ها را به طور کامل مطلع کنید.
در اولین قدم برای بررسی زمانبندی پروژه، یک جلسه با همه ذینفعان پروژه هماهنگ کنید. قبل از شیرجه زدن در اجرای پروژه، برنامه ریزی زمانی پروژه را با مشتری به اشتراک بگذارید تا آن‌ها بتوانند فرآیند تیم شما را در سطح بالا ببینند.
در این خصوص گانت چارت ( نمودار گانت) به شما این امکان را می‌دهد تا دید دقیقی از روند اجرا و پیشرفت پروژه را در اختیار مشتریان قرار دهید.
البته این احتمال وجود دارد که آن‌ها با نگاه به این برنامه ریزی گیج شوند، بنابراین لازم است که بتوانید توضیحات کاملی در خصوص روند اجرایی کار ارایه کنید. هرچند که این کار ممکن است سخت به نظر برسد، اما یک قدم مهم برای اطمینان از این است که همه افراد درگیر در پروژه، نه فقط بر روی زمانبندی، بلکه بر این که چطور محصول نهایی را تحویل خواهید داد، در توافق کامل قرار دارند. از بازبینی اولیه برنامه خود به عنوان شانس خود برای آموزش مشتری و تنظیم انتظارات واضح برای پروژه استفاده کنید.
ما توصیه می‌کنیم که این مراحل ساده را بعد از ارائه برنامه پروژه به مشتری انجام دهید.
۱- فرآیند برنامه ریزی پروژه خود را توضیح دهید
فرآیند کلی مدیریت پروژه را توضیح دهید و روش اجرای آن را در تیم برای مشتری شفاف کنید. با این موضوع که توضیح دهید چگونه بر روی پروژه‌های قبلی کار کردهاید و یا اینکه چطور پروژه‌های جدید را برنامه ریزی می‌کنید راحت باشید. مهم نیست که چه چیزی پشت این رویکرد است ولی از پتانسیل آن برای موفقیت پروژه مطمئن باشید.
۲- نتایج پروژه را بررسی کنید
خروجی‌ها و تمام جزئیاتی را بررسی کنید که به شما کمک می‌کند به عنوان یک تیم پروژه خود را به موقع اجرا کنید. مهم است که توضیح دهید چه کاری باید برای تکمیل یک پروژه انجام شود و چرا زمان اختصاص‌داده‌شده را صرف خواهید کرد. اگر این جزئیات را در حال حاضر توضیح دهید، مشتریان شما برای اعلام زمانبندی غیر واقعی تلاش نخواهند کرد. و اگر برنامه شما روند اجرای کارها را به دقت نشان دهد، مشتری شما درک خواهد کرد که چه حجمی از کار در طول پروژع انجام می‌شود.
در هنگام مرور برنامه خود، مشتری شما ممکن است سوالاتی در مورد این که یک خروجی چیست و چه کاری انجام می‌دهد، داشته باشد. این عالی است چون به این معنی است که آن‌ها در این فرآیند دخیل هستند و منتظر دیدن چیزی هستند که تیم ارائه می‌کند!
اگر می‌توانید برخی مدارک مشابه یا خروجی را از پروژه‌های دیگر به اشتراک بگذارید و توضیح دهید که آن‌ها قصد انجام چه کاری را دارید (و البته چه کارهایی را انجام نمی‌دهید) و این موارد چگونه آن‌ها به خروجی‌های پروژه و تصمیم‌گیری‌ها مرتبط هستند.
هر چه بیشتر بتوانید به مشتریان خود آموزش دهید، راحت‌تر می‌توانید آن‌ها را به هنگام ارائه متقاعد کنید. با این رویکرد مشتریان ( که هزینه کننده پروژه هستند) به این جمع بندی می‌رسند که صرفا پرداخت کننده نیستند و در واقع در نقش شریک تجاری شما ظاهر می‌شوند.
۳- برای دریافت بازخوردهای پروژه برنامه ریزی کنید.
در برنامه شما، احتمالا براساس مقدار زمانی که مشتریان شما نیاز خواهند داشت تا کار خود را به عنوان یک تیم بررسی کرده و بازخورد را فراهم کنند، فرصت‌های زمانی ایجاد کردهاید. اگر در ابتدا با مشتریان خود گفتگو داشته باشید متوجه خواهید شد که برای بررسی خروجی‌های هر فاز از پروژه چه میزان وقت نیاز دارند.
اگر در برنامه ریزی پروژه خود این موضوع را در نظر نگرفته‌اید، از همین ابتدا با ریسک واقعی نبود برنامه ریزی پروژه مواجه هستید. چرا که زمان مورد نیاز برای دریافت بازخوردهای مشتریان و اعمال فیدبک‌های آن‌ها به برنامه زمانی شما افزوده خواهد شد و احتمالا منابع اجرایی بیشتر از میزان پیش‌بینی شده را درگیر خواهد کرد.
۴- درباره تیم خود و کارهای جنبی پروژه صحبت کنید
این فقط در مورد کار نیست – این درباره افرادی است که کار را انجام می‌دهند. بگذارید مشتری بداند که تیم شما این برنامه را بررسی کرده‌است و مواردی را که درباره آن‌ها به عنوان یک تیم به جمع بندی رسیده‌اید و نحوه رسیدن به برخی از تصمیمات را ذکر کنید.
نشان دادن جنبه انسانی کار شما در برنامه ریزی پروژه برای مشتریان ارزش قابل توجهی دارد، چون اغلب به کسب و کار شما به چشم یک مغازه پروژه زنی نگاه می‌کنند. آن‌ها همه جزئیات را نمی‌دانند – و شاید هم علاقه‌ای نداشته باشند. اما اگر به آن‌ها بینشی بدهید که چگونه اعضای تیم در مسیر اجرای پروژه باهم همکاری می‌کنند، مشتریان راحت‌تر با دلایل و استدلال‌های شما در تهیه و تدوین برنامه زمانی پروژه موافقت خواهند کرد.
۵- همه چیز را با تیم و مشتری خود چک کنید.
احتمالا برای تدوین برنامه ریزی پروژه خیلی تلاش کردهاید، بنابراین با صحبت در خصوص جزییات نیازمندی و اجرایی، همه ( یا بیشترین مقدار ممکن ) دغدغه‌های مشتری و تیم اجرایی‌تان در نظر گرفته شده است.
البته، شما هرگز نمی‌خواهید این فرآیند آنقدر طول بکشد که هر یک از کارهای پروژه را به تاخیر بیاندازد. می‌توانید این فرآیند را در حالی که کار در حال انجام است، اجرا کنید – اما اجازه ندهید این برنامه برای مدت زیادی تایید نشده باشد. باید همواره مطمئن شوید که در هر مرحله بر روی جزییات کار میان همه ذینفعان پروژه توافق وجود دارد.
۶- برنامه ریزی پروژه را مدیریت و به روز رسانی کنید
فقط به این دلیل که برنامه اجرایی پروژه تایید شده است، این به آن معنا نیست که آن را با موفقیت به انتها خواهید رساند. مشکلات و اتفاقات غیر منتظره زیادی در مسیر اجرای پروژه روی خواهد داد. بنابراین باید به صورت روزانه برای تطبیق کارهای انجام شده با میزان پیش‌بینی شده در برنامه ریزی، وقت بگذارید. این کار در بازه‌های زمانی هفتگی و ماهانه نیز باید انجام شود.
یکی از موضوعاتی که منجر به تاخیر در روند اجرای برنامه ریزی پروژه می‌شود، وابستگی و پیش نیازی کارهاست. مطمن شوید که مسیرهای بحرانی پروژه را به درستی شناسایی کردهاید و منابع مورد نیاز برای اجرای کارهای اصلی پروژه به خوبی تخصیص داده شده است.
حالا که با اهمیت به ارایه درست برنامه ریزی پروژه به مشتریان آشنا شدید،می‌توانید این کار را با استفاده از گانت چارت تیم‌کمپ انجام دهید
