Teamcamp | تیم کمپ
مدیر پروژه

هفت سوالی که یک مدیر پروژه باید بپرسد

همهٔ افراد می‌خواهند با نشان دادن اینکه برای پروژه و پیشرفت آن اهمیت قائل هستند خود را به عنوان یک مدیر پروژه موفق معرفی کنند. هنگامی که یک پروژه و مشتری جدید پیدا می‌کنید چگونه می‌توانید این کار را انجام دهید؟ این کار زمانی انجام می‌شود که بدانید چگونه می‌توان پروژه را به خوبی پیش برد و پرسش‌هایی مطرح کنید که جزئیات پروژه را به خوبی برای‌تان مشخص کند.

پیش از اینکه یک پروژه را آغاز کنید با مشتری‌تان جلسه‌ای برگزار کنید و چند سوال دقیق از او بپرسید. این کار باعث می‌شود مطمئن شوید از فرایند‌های مناسبی در پروژه استفاده و انتظارات مشتری را به خوبی برآورده می‌کنید. در اینجا ۷ پرسشی را که پیش از آغاز پروژه باید از مشتری‌تان بپرسید بیان می‌کنیم.

۱. هدف یا خواسته تجاری پروژه چیست؟

دانستن اینکه چرا پروژه انجام می‌شود به عنوان یک مدیر پروژه به شما کمک‌ می‌کند تیم‌تان را روی اهداف پروژه متمرکز کند. همچنین می‌توانید انتظارات مورد نظر مشتری را به بهترین شکل برآورده کنید.

۲. پروژه تا چه زمانی باید تمام شود؟ آیا مرحلهٔ حیاتی، تاریخ مهم یا محدودیت زمانی خاصی وجود دارد؟

هر پروژه‌ای بازهٔ زمانی خاص خود را دارد. گاهی وقت‌ها این محدودیت‌های زمانی اختیاری هستند و بعضی وقت‌های دیگر به جلسات، کمپین‌ها یا دیگر رویدادهای بزرگ وابسته هستند. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند تیم‌کمپ می‌تواند به شما کمک کند مطمئن شوید که همه چیز درست سر وقت انجام می‌شود. برنامه‌ای که ایجاد می‌کنید نباید فقط شامل محدودیت‌های زمانی باشد، بلکه برنامه‌تان باید براساس اولویت‌های تاریخ پایانی ایجاد شده باشد و همیشه جلوی چشم باشد. نمودار گانت ابزار فوق‌العاده‌ای است کهبه شما به عنوان یک مدیر پروژه کمک می‌کند برنامهٔ پروژه را دنبال کنید، خط زمانی را بین اعضای تیم‌تان به اشتراک بگذارید و پیشرفت کار را تا انتها دنبال کنید.

۳. شما و مشتری‌تان از چه معیارهایی برای ارزیابی موفقیت پروژه استفاده می‌کنید؟

آیا می‌خواهید تیم‌تان را برای موفقیت پروژه آماده کنید؟ برای این منظور باید هدفی در ذهن‌تان داشته باشید و معیارهای مشخصی برای ارزیابی میزان تحقق آن‌ها در نظر بگرید. با همکاری مشتری‌تان معیارهای مناسبی برای مشخص کردن میزان موفقیت پروژه ایجاد کنید. این پرسش ساده به شما کمک می‌کند تیم‌تان را برای موفقیت پروژه مهیا کنید.

۴. چه کسی مسئول برآورده کردن الزامات پروژه است؟ ذی‌نفعان درگیر چه کسانی هستند؟

مسئولیت در اصل یک چیز داخلی است. چه کسی مسئول چه بخش‌هایی از پروژه است؟ به عنوان یک مدیر پروژه مطمئن شوید که تیم‌تان با سازمان‌دهی مناسب و مشخص کردن دقیق مسئولیت‌ها، نیازهای مشتری را برآورده می‌کند. نرم‌افزار تیم‌کمپ که برای مدیریت پروژه طراحی شده است فرایند اختصاص دادن کارها و دنبال کردن‌شان را بسیار ساده می‌کند.

همچنین هر پروژه‌ای یک مالک دارد که ممکن است فردی باشد که هماهنگی‌ها با او انجام می‌شود یا مدیر این فرد. چیزی که باید بدانید این است که چه کسی تایید نهایی را به شما می‌دهد و در نهایت صورت حساب‌تان را پرداخت می‌کند. مطمئن شوید که مالک پروژه را در جریان کارها قرار داده‌اید و روند کار را به اطلاع‌اش رسانده‌اید. باید جزئیات این کارها را پیش از آغاز فرایند استخراج کرده باشید.

 

۵ چگونه بازخورد دریافت خواهید کرد و ذی‌نفعان را در جریان موفقیت پروژه قرار خواهید داد؟

اگر قصد دارید از مشتری بازخورد بگیرید و تعهداتان توسط مشتری چک می‌شود باید مطمئن شوید که مشتری به خوبی می‌داند کارها چگونه پیش می‌روند. هیچ چیز بدتر از این نیست که چند بازخورد متناقض دریافت کنید و خودتان نیز ندانید که باید با آن‌ها چه کنید. چنین بازخوردهایی باعث سردرگمی و آزارتان می‌شود زمان‌تان را به راحتی از دست می‌دهید. بهتر است دربارهٔ روند بازخورد‌گیری با مشتری صحبت کنید تا انتظارات مشتری، نحوهٔ دادن بازخورد و افرادی که درگیر کار می‌شوند مشخص شود.

اصلا چیز عجیبی نیست که به مشتری دربارهٔ نحوهٔ انجام کارتان کمی آموزش دهید. این کار ممکن است از طریق توضیح دادن طرح پروژه و فرایند‌ها صورت بگیرد. ممکن است لازم باشد هدف بعضی از تعهدات را پیش از انجام دادن‌شان توضیح دهید. در هر صورت توضیح دادن این موارد باعث ایجاد اعتماد بیشتر میان شما و مشتری‌تان می‌شود و نشان می‌دهد که فردی حرفه‌ای هستید.

۶. آیا تا پیش از این تیم‌تان این گونه به پروژه فکر کرده بود؟

هنگام انجام یک پروژه می‌توان درس‌های زیادی از گذشته گرفت. اگر مشتری‌تان پروژه‌های مشابه‌ای در گذشته انجام داده باشد، می‌تواند به شما کمک کند تا کارها به شکلی راحت‌تر و روان‌تر پیش ببرید. هرچه بیشتر بدانید که برای سازمان مشتری‌تان چه چیزهایی بهتر عمل می‌کند و چه چیزهایی مناسب نیست، بهتر می‌توانید خود را برای پیش بردن فرایند‌ها آماده کنید. به این ترتیب می‌‌توانید خود را مانند یک فرد حرفه‌ای معرفی کنید.

هنگام انجام یک پروژه می‌توان درس‌های زیادی از گذشته گرفت. اگر مشتری‌تان پروژه‌های مشابه‌ای در گذشته انجام داده باشد، می‌تواند به شما کمک کند تا کارها به شکلی راحت‌تر و روان‌تر پیش ببرید.

۷. آیا مانع یا محدودیت خاصی در سر راه موفقیت پروژه وجود دارد؟

هر پروژه‌ای خطرها و موانع خاص خود را دارد. کار شما به عنوان مدیر پروژه این است که خطرهای پروژه را پیش‌بینی کنید و در صورت امکان آن‌ها را از میان بردارید. پس بهتر از است پیش از اینکه خودتان دنبال خطرها بگردید از مشتری‌تان بپرسید که آن‌ها چه خطرهایی را در سر راه‌شان می‌بینند. هیچ اشکالی ندارد که پروژه را با چنین پرسشی آغاز کنید. حتی باعث می‌شود مشتری‌تان از اینکه می‌بیند شما همه چیز را در نظر گرفته‌اید خوشحال شود.

این مثال را در نظر بگیرید. فرض کنید آمادهٔ تحویل بزرگ‌ترین بخش پروژه شده‌اید و مشتری جلسه را به خاطر جلسهٔ کارمندان شرکت کنسل کرده است. این کار در برنامهٔ شما با اختلال ایجاد کرده و ممکن است از برنامهٔ زمان‌بندی عقب بیافتید. می‌توانید به سادگی از مشتری بخواهید جایی برای جلسه با شما باز کند و به این ترتیب جلوی این مشکل گرفته شود (همچنین می‌توانید در میانهٔ پروژه و به دلیل تغییراتی که در برنامه زمان‌بندی داشته‌اید چنین درخواستی داشته باشید).

با استفاده از نرم‌افزار  تیم‌کمپ مشتری‌تان را خوشحال کنید

آیا دنبال پیدا کردن راهی برای کم کردن خطرهای پروژه و داشتن ارتباط شفاف با مشتری‌تان هستید؟

با استفاده از نرم‌افزار تیم‌کمپ می‌توانید به راحتی پیشرفت پروژه را دنبال کنید و اطلاعات به روز در اختیار مشتری و دیگر ذی‌نفعان‌ قرار دهید.

همه ویژگی‌هایی که برای تحویل به موقع پروژه و با استفاده از بودجهٔ مشخص نیاز دارید عبارتند از:

  • همکاری تیمی آسان
  • نمایش‌های قابل تنظیم
  • در دسترس بودن تیم و مدیریت کردن حجم کار
  •  برنامه‌ٔ زمانی پیش‌بینی شده و برنامهٔ زمانی واقع در گانت چارت
  • اپلیکیشن‌های موبایلی


تیم کمپ سیستم آنلاین مدیریت پروژه و مدیریت تیم است. ما به تیم ها کمک می کنیم تا با سرعت و به سادگی وظایف، گفتگوها، فایل ها و فعالیت های تیمی و کسب و کار خود را به صورت آنلاین مدیریت کنند و ریسک های پروژه و کار تیمی خود را کاهش دهند.

اضافه کردن نظر