6 April, 2020
مدیریت تغییرات

مدیریت تغییرات در پروژه‌های نرم‌افزاری

مدیریت تغییرات یکی از مهمترین فعالیتهای هر پروژه است که مسئولیت آن بر عهده مدیر پروژه میباشدمعمولا ۳ گام برای انجام فرآیند تغییر پروژه وجود دارد:

  • شناسایی تغییر
  • مستندسازی و مذاکره درباره تغییر
  • اعمال تغییر در پروژه

از گام اول یعنی شناسایی تغییر شروع میکنیم:

مدیریت تغییرات: شناسایی تغییر

ماهیت تغییر

همان طور که همه ما میدانیم، مدیر پروژه وظیفه جمعآوری اطلاعات و هماهنگی ارتباطات پروژه را بر عهده داردمدیر پروژه فرد میانی پروژه است و به تمام مستندات، نیازمندیها، مشکلات، ریسکها، بودجه و دیگر اطلاعات پروژه دسترسی داردبه همین دلیل معقول است که فرد مسئول شناسایی تغییر پروژه استبه طور قطع نیاز به مدیریت تغییرات از تغییر در محدوده  پروژه بر اساس تغییر نیازها و از مباحث مربوط به تحلیل کسب و کار با مشتری سرچشمه میگیردتحیل گر کسب و کار این مسئله را با مدیر ارشد پروژه از سمت مشتری بررسی خواهد کردو یادمان باشد مدیر پروژه همواره باید در اطلاع تمام این بحثها قرار بگیرد.

برای توضیح بیشتر یک مثال از پروژههای اخیری که با آن روبرو بودم را بیان میکنممشتری به شدت با فاز اول خوشحال بود و از نتیجه آن راضی بودپروژه بزرگی که پیادهسازی آن در یک سازمان بزرگ تقریبا ۱ سال تمام طول میکشیدتیم پروژه در سراسر کشور پخش بودند و برای شروع هر فاز باید به صورت مستقیم با مشتری جلسه برقرار میکردیم.

تحلیل گر کسب و کار هم جلسههای خوبی با مشتری داشت که باعث شده بود شناخت خوبی از مشتری و نیازهای آنها داشته باشد و آنها احساس راحتی با شروع پیادهسازی پروژه داشتندهر چیزی که این فرد میگفت مشتری تایید میکردمدیر پروژه از سمت مشتری درخواستی مبنی براین داشت، تا این فرد به صورت تمام وقت در محل مشتری حضور داشته باشداز آنجایی که در بودجه پروژه این فرد به صورت تمام وقت پیش بینی نشده بود، درخواست تغییر از ۳۰ ساعت در هفته به ۴۰ ساعت در هفته به علاوه هزینههای سفر و اقامت در هتل را برای اعمال تغییر در بودجه دادمآنها نیاز و درخواست را متوجه شدند و درخواست انجام گامهای بعدی را دادند.

اطلاع از دامنه پروژه

این فقط یک مثال بود، همین مشتری در روند پروژه ۲ مورد دیگر تغییر در دامنه پروژه درخواست کرد که باعث افزایش ۸۰ هزار دلاری در پایان ۳ ماه اول فاز ۱ شدنکته مهم آشنایی کامل با دامنه پروژه استاین موضوع میتواند تاثیرات مهمی ‌را در بودجه و مسائل مالی پروژه بگذاردتمام تیم باید از این مساله آگاه باشند به خاطر اینکه آنها مسئول تحویل محصول نهایی هستند و بهترین فرد برای شناسایی تغییرات در دامنه پروژه میباشندتمام این افراد به طور بالقوه امکان برقراری ارتباط با مشتری را دارند.

مدیریت تغییرات: مذاکره درباره تغییر

همانطور که قبلا بحث شد، مدیریت تغییر یکی از فعالیتهای کلیدی یک مدیر پروژه متعهد میباشدمدیریت تغییرات هم راستای با مدیریت دامنه پروژه حرکت میکندهر زمانی که مشکلی در خارج از دامنه پروژه به وجود بیاید، سریعا باید وارد فرآیند مدیریت تغییر پروژه شود. 

در بالا درباره مفهوم شناسایی تغییر در پروژه صحبت کردیمدر ادامه درباره قدم بعدی در خصوص فرآیند مدیریت تغییرات یعنی انجام مذاکره درباره تغییر صحبت خواهیم کرد.

“ این موضوع خارج از دامنه پروژه است

شما مدیر پروژه هستید و به نقطهای رسیدید که شما یا یکی از اعضای تیمتان با یک مشکل خارج از دامنه پروژه مواجه شده استمشتری وقتی جمله ” خارج از دامنه پروژه است” را میشنوید بداخلاقی میکندیا ممکن است مشتری این مشکل را مطرح کرده باشد  و به صورت کلامیخارج از دامنه بودن آن را تایید کرده باشداین راه، راه آسانی خواهد بود. ( دقیقا مانند مثالی که در بخش قبل زده شد، مشتری میدانست این موضوع خارج از دامنه پروژه است و میدانست باید برای آن پرداخت دیگری داشته باشدمنتها این موضوع همیشه به همین راحتی نخواهد بود.

زمانی که یک مشکلی که به صورت واضح خارج از دامنه پروژه است، مطرح میشود، بهترین کار بعد از صحبت با تیم، صحبت با مشتری استهرچقدر زودتر از این موضوع آگاه باشد بهتر استتا جایی که میتوانید اطلاعات لازم را به مشتری منتقل کنید و توضیح دهید که این تغییر چه تاثیراتی بر روی هزینه/بودجه پروژه و زمانبندی آن خواهد داشتاین زمانی است که به عنوان مدیر پروژه کلاه مذاکره کننده خود را بر سر میگذارید.

مشتری همیشه نگران هزینه و زمانبندی پروژه استشاید یکی از این دو از اهمیت بیشتری برخوردار باشد اما مشتری هر دو را به صورت دقیق کنترل میکنددر سریعترین زمان ممکن یک پروپوزال آماده کنید و تمام جزئیات تغییر و تغییراتی که در هزینه و زمانبندی پروژه ایجاد میشود را در آن توضیح دهیداین پروپوزال را در یک جلسه حضوری به مشتری تحویل دهید و منطق آن را به طور کامل برای او توضیح دهیدحواستان باشد تمام مزیتهای این تغییر را برای مشتری توضیح دهید و فرضیاتی که با آنها تغییرات هزینه و زمان را محاسبه کردهاید را دقیقا بیان کنیداین که مشتری در همان ابتدا این تغییرات را امضا کند و فرآیند بسیار راحت پیش برود امکان بسیار کمیدارد.

پول و احساس

مدیر پروژه مسئول کنترل و نگهداری برنامه زمانبندی، بودجه و هدایت تیم است و نقش اساسی در انجام مذاکرات با مشتری در طی فرآیند تغییر داردممکن است به مشتری بگوییم که مقدار نفرساعت کمتری برای انجام یک تغییر نیاز استاین یک تاکتیک خوب در انجام مذاکرات تغییر استو مشتری را به این سمت ببریم که انجام این تغییر لازم است.

 روش مذاکره دیگر این است که به زمانبندی اشاره کنیداگر تغییر بر روی زمان تحویل یک مساله مهم و اساسی تاثیر میگذارد ممکن است دیدگاه مشتری نسبت به انجام تغییر را روشن کنیم و از مشتری بخواهیم تا این تغییر در فازهای بعدی انجام شود و بقیه مذاکرات بر این اساس انجام شود.

شاید علاقه مند باشید  برنامه ریزی پروژه را چطور به مشتریان ارایه کنید؟

 

مدیریت تغییرات: اعمال تغییر در پروژه

تغییر در پروژه اجتناب ناپدیر استتیم فروش با سطحی از انتظارات قرارداد را با مشتری نهایی میکنندزمانی که تیم پروژه شروع به کار میکند و نیازمندیهای پروژه را برای طراحی با مشتری بررسی میکند، دو طرف قرارداد به این نتیجه میرسند که فاصله ای میان واقعیت و انتظارات وجود دارد، که باید تعدیل شوند.

تا الان ما دو مرحله شناسایی تغییر و مذاکره درباره تغییر در طول فرآیند را توضیح دادیمدر ادامه به گام اجرا و پیادهسازی تغییر میپردازیم.

تغییر، واقعا خارج از دامنه پروژه بود

به عنوان مدیرپروژه، باید بتوانید دامنه پروژه را به خوبی برای همه توضیح دهید تا همه به این باور برسند که مشکل مطرح شده خارج از دامنه پروژه است یا خیردر یک مستند پیش نویس، جزئیات تغییر، تاثیر آن بر روی بودجه و زمان پروژه، شرح و تمام مستندات مربوط به آن از جمله تایید مشتری برای انجام تغییر را جمع آوری کنیدحالا زمان آن است که تیم پروژه این تغییر را اجرایی کند.

واقعیت این است که تغییرات، مانند دیگر فعالیتهای پروژه انجام میشوندتنها نکته متفاوت این است که تغییرات در بودجه اعمال شود و کنترل روند انجام این تغییر در مستندات زمانبندی باید اضافه شوندبودجه و زمانبندی جدید چیزی است که از این لحظه به بعد براساس آن فعالیت خواهید کردفقط یادتان باشد، قبل از شروع کار بر روی هر تغییری مطمئن شوید که مشتری تغییر را تایید کرده است و شما تاییدیه با امضا مشتری را در اختیار داریددر غیر صورت هرگونه فعالیت بر روی فعالیت جدید باعث ایجاد هزینه برای پروژه میشوند و رابطه بین شما و مشتری را دچار مشکل میکندهیچ موضوعی بدون تایید نباید اجرا شود.

به روز رسانی مستندات پروژه

با امضا مشتری، پیادهسازی تغییر تایید شده استاما به یاد داشته باشید که مستندات مربوط به نیازهای پروژه، مستندات طراحی عملکردی، طراحی تکنیکال باید به روز رسانی شوندنماینده مشتری باید این مستندات به روزرسانی شده را مرور و امضا کند.

تست / تایید مشتری

اگر راهکار در حال حاضر در مرحله اجراست، پس فرآیندهای باقیمانده برای پیادهسازی تغییر تفاوت زیادی با دیگر فعالیتهای پروژه نخواهند داشتبعد از به روزرسانی طراحیها تیم پروژه میتواند به پیادهسازی و اجرا ادامه دهدبعد از تکمیل پیادهسازی، تیم تستهای لازم را بر روی محصول انجام خواهد داد و سیستم را برای تست نهایی و گرفتن تایید (UATدر اختیار مشتری قرار میدهددر محاسبه زمان و بودجه پیرو تغییر در پروژه، محاسبه زمان و هزینه تست را فراموش نکنید. 

همچنین  سناریوهای تست نیز باید به خوبی تغییر پیدا کنند تا مشتری بتواند شاهد روند مدیریت تغییرات بوده و تغییرات جدید را به درستی تست کند.



تیم کمپ سیستم آنلاین مدیریت پروژه و مدیریت تیم است. ما به تیم ها کمک می کنیم تا با سرعت و به سادگی وظایف، گفتگوها، فایل ها و فعالیت های تیمی و کسب و کار خود را به صورت آنلاین مدیریت کنند و ریسک های پروژه و کار تیمی خود را کاهش دهند.

تیم کمپ

تیم کمپ سیستم آنلاین مدیریت پروژه ‫و مدیریت تیم‬ است. تیم کمپ به تیم ها کمک می کند تا با سرعت و به سادگی وظایف، گفتگوها، فایل ها و فعالیت های تیمی و کسب و کار خود را با استفاده از تلگرام و به صورت آنلاین مدیریت کنند و ریسک های پروژه و ریسک های کار تیمی خود را کاهش دهند کانال تلگرام تیم کمپ

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *