راهنمای مدیریت پروژه: مبانی
ابتدا درباره ی اینکه پروژه چیست و مدیریت پروژه با چه موضوعاتی سروکار دارد صحبت می کنیم.
همان گونه که خواهید دید هر پروژه را می توان به ۴ مرحله تقسیم کرد: برنامه ریزی، ساخت، اجرا، و خاتمه، که باعث می شود درک کل کار برایتان ساده تر شود. احتمال دارد در مسیر مدیریت پروژه با موانعی مواجه شوید؛ بنابراین در ادامه، نحوه ی حل و فصل اکثر مشکلات رایج را نیز بررسی می کنیم.
چه مواردی پروژه محسوب می شوند؟
پروژه کاری است با اندازهای نسبتا بزرگ که فردی می خواهد انجام شود. برخلاف فرایند، پروژه دارای ابتدا، میانه، و انتها است. ساخت یک منزل، پروژه محسوب می شود. عرضه ی یک محصول جدید با طراحی یک کمپین بازاریابی نیز پروژه است.شرکتهای ساخت وساز و مهندسی، تولیدکنندگان سفارشی و مؤسسات تبلیغاتی مثال هایی در این زمینه هستند. برخی کسب وکارهای دیگر برای عملیات روزانه ی خود به فرایندها متکی هستند، و تنها زمانی پروژه ای را آغاز می کنند که بخواهند تغییری ایجاد کنند یا کار جدیدی انجام دهند. به عنوان مثال، یک مرکز خدمات درمانی ممکن است هزینه ی پروژه ای را متقبل شود تا رویه های پذیرش بیمار خود را بازطراحی کند. واژه ی پروژه در هر زمینه ای که استفاده شود معمولا به معنای کاری با تعریف مشخص و شامل گروهی از افراد است که با یکدیگر کار می کنند. پروژه ها میتوانند تا هر مدت زمانی به طول بینجامند، اما انجام اکثر آنها به مدتی بین ۱ ماه تا ۱ سال زمان نیاز دارد.
مدیریت پروژه شامل چه مواردی است؟
هر پروژه ای نیاز به یک مسئول دارد. پروژه های بزرگ، مانند ساخت یک نیروگاه، توسط یک مدیر پروژه ی حرفه ای رهبری می شود. پروژه های کوچکتر، مانند طراحی بروشور بازاریابی برای یک محصول دارویی جدید، معمولا توسط افرادی مدیریت می شود که باید پروژه را به کارهای معمول خود اضافه کنند. صرف نظر از اندازه ی کار، مسئولیت اصلی کار برعهده ی مدیر پروژه است. آنها باید پروژه را از ابتدا تا انتها به پیش ببرند. آنها برنامه را طراحی می کنند، گروه را تشکیل می دهند، درباره ی نحوه ی تخصیص منابع تصمیم گیری می کنند، کار را برنامه ریزی می کنند، بر بودجه نظارت می کنند، مشکلات را حل می کنند، و کارهای متعدد دیگری نیز انجام می دهند. این می تواند مسئولیتی بزرگ باشد، حتی وقتی محدوده ی پروژه کوچک است. به طور خلاصه، مدیریت پروژه نیازمند مهارت های سازمانی، مهارتهای مالی، و مهارت های انسانی است. خوشبختانه شما میتوانید تمامی این مهارت ها را از طریق مطالعه و تجربه بیاموزید. این کتاب به شما کمک می کند که شروع خوبی داشته باشید.
کنند.
چهار مرحله ی هر پروژه
طراحی خودرو، ساخت وب سایت، مدیریت شرکت، پاکسازی مکانی که فاجعه ای در آن رخ داده، و به روزرسانی یک سامانه ی اطلاعاتی چه خصوصیات مشترکی دارند؟ تمامی اینها پروژه هستند و همه شامل ۴مرحله می شوند:
برنامه ریزی
در این مرحله ی آغازین، شما مسأله را تعریف و ذینفعان یعنی تمامی افرادی را که منفعت مشخصی در پروژه دارند- تعیین می کنید. همچنین اهداف خود را مشخص کرده و تعیین می کنید که برای دستیابی به آنها به چه مواردی نیاز دارید.
ساخت
این زمانی است که تیم خود را تشکیل می دهید، تک تک کارها را برنامه ریزی می کنید، زمان بندی و بودجه بندی می کنید و جلسه ی آغاز کار را برگزار می کنید.
اجرا
اکنون پروژه در مسیر خود قرار گرفته است. افراد، مشغول اجرای وظایف محول شده هستند. شما پیوسته جلساتی برگزار می کنید، بر زمان بندی و بودجه نظارت دارید، و گزارشهای مستمری تهیه و مسائل غیرمنتظره ی متعددی را نیز که به صورت اجتناب ناپذیر رخ می دهند حل می کنید.
خاتمه
پروژه تکمیل شده است. کار شما این است که آن را به فردی که مسئول محصول نهایی یا فرایند جدید است، بسپارید. شما دستاوردها و آموزه های گروه را بررسی کرده و گزارش نهایی را آماده می کنید.
هر یک از مراحل، مجموعه اهداف، فعالیت ها، ابزارها، و مهارت های خاص خود را دارد. شما به عنوان مدیر پروژه اهداف را بیان می کنید، گروه را برای انجام فعالیت ها آماده می کنید، و در صورت نیاز از ابزارها و مهارت های لازم استفاده می کنید. اگرچه هر مرحله متفاوت است، اما در طول فرایند همواره به وظایف مراحل قبل باز می گردید. به عنوان مثال، شما معمولا مرحلهی برنامه ریزی را با عددی تقریبی برای بودجه و برآوردی از تاریخ اتمام پروژه آغاز می کنید. وقتی وارد مرحله ی ساخت می شوید، شروع به تعریف جزییات پروژه می کنید. این جزییات اطلاعات جدیدی در اختیار شما قرار می دهد. بنابراین بودجه و زمان بندی را طبق آن مورد بازبینی قرار می دهید. این بدان معنا نیست که رو به عقب حرکت می کنید، بلکه در واقع آنچه را که می آموزید در برنامه ی کلی منظور می کنید؛ و با هر مرحله ای که طی می کنید، بخش های بیشتری از تصویر کلی را می بینید.
برنامه ریزی پروژه
اولین مرحله در مدیریت پروژه تدوین برنامه ای کلی است. این کار به طور معمول شامل ۵ مرحله است
- مسأله ی واقعی را تعریف کنید
- ذی نفعان خود را مشخص کنید
- اهداف پروژه را تعیین کنید
- آماده ی سود و زیان های مکمل باشید.
- وظایف را تعیین کنید.
در ادامه هر یک از این مراحل را بررسی خواهیم کرد.
مسأله ی واقعی را تعریف کنید
معمولا مدیران پروژه قبل از درک و شناخت کامل مسأله، به سرعت به سراغ راه حل می روند. به همین دلیل به نتایج مورد انتظار نمی رسند و باعث ناامیدی ذی نفعان می شوند. بنابراین تعریف مسأله، مرحله ی بسیار مهمی است. مثلا تصور کنید شما مدیر فناوری اطلاعات یک شرکت هستید و از شما خواسته شده گروهی را که در حال طراحی یک پایگاه اطلاعاتی و سامانه ی جدید هستند، رهبری کنید. شاید وسوسه شوید با اتکا بر تصورات خود درباره ی آنچه که باید در سامانه لحاظ شود، به سرعت وارد کار شوید. اما آیا این کار مشکل شرکت تان را حل خواهد کرد؟ اول باید دریابید افراد مافوق شما سعی در حل چه مسأله ای دارند. شاید مشکل این باشد که آنها نمی توانند داده ها را با سرعت کافی از سامانه استخراج کنند؛ یا شاید نمی توانند تمامی اطلاعاتی را که لازم دارند به صورت یکجا بیابند. پیش از طراحی سامانه ی جدید، باید بدانید افراد به دنبال چه نتیجه ای هستند، چگونه از این نتایج استفاده خواهند کرد، سامانه ی جدید تا چه تاریخی باید به دست آنها برسد، و مواردی از این دست اگر مشکل اصلی را ندانید، با خطر طراحی راه حلی روبه رو هستید که نیاز کاربران را تأمین نمی کند و یا کاری بیش از آنچه مورد نیاز است انجام می دهد. در هر یک از این حالات، زمان و پول خود را هدر داده اید.
برای متمرکز کردن تلاش های خود، به این پرسش ها پاسخ دهید:
• افراد فکر می کنند این پروژه چه مشکلی را حل خواهد کرد؟
• چرا آنها این مسأله را مشکلی تلقی می کنند که باید حل شود؟
• چه افرادی از راه حل یا نتیجه ی حاصله بهره خواهند برد؟
• آیا تمامی ذینفعان، هدف یکسانی دارند یا اهداف آنها متفاوت است؟
• افراد از چه معیارهایی برای قضاوت درباره ی موفقیت این پروژه استفاده
می کنند؟
ادامه دارد …
